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企鵝村複式童軍團2008年8月份團務會議紀錄

會議時間：2008-08-11(星期日)

開會地點：三皇三家(中山店)

出席人員：王應民、郭家偉、黃欣怜、梁育誠、賴玉韻、景薇霖

主席：郭家偉 

紀錄：黃欣怜 

一、主席報告： 
 

a.七月份決議各股工作手冊請於8月底完成。
 

二、各股報告：  

1.活動股：研習營行前做業，如行義伙伴有問題請盡快向各隊隊輔反應，請求協助，避免活動期間有趕作業或作業準備不急之情形。

2.器材股：暑期研習營團內出借活動器材已整理完畢含清單部份，如還有要出借器材伙伴，請於星期二8月12日前通知器材股，逾期將不在受理。

3.總務股：97年1-6月團費尚有伙伴未繳交；7-12月份團費即日起開始繳交；行義伙伴自97年7-12月開始繳交。

4.團長：  

a.各股幹事工作手冊編製，請於8月31日前完成初稿，寄至團信箱。

b.以團員身份參加各項童軍訓練、研習活動須向團長報備；小隊員部份向隊輔報備，並由隊輔向團長報備。

c.文書幹事圖書、影片等財產應該進行盤點及编號入庫；活動幹事負責數位化團部舊照片也應該一併在8月底完成，再進入到匯整之後年度的活動照片檔案；器材幹事應該要對團部帳篷進行全面性清查盤點，整理出可用帳棚以及需要修復帳棚。

d.團會議記錄應在會議後一週內公告，團員並於二週內完成閱後簽名(文書幹事應於二週後進行統計未簽名名單)。

e.羅浮群浪遊報告及實施請於9月底前完成。

f.8月26-27新生訓練招生，請各小隊長於8月18日前統計並回報出席參加服務人員名單，以及各小隊招生準備進度。

g.各小隊仍有團伙伴未上傳讀書心得，請小隊輔注意(含浪遊計劃等暑假作業完成進度)。

h.往後團務會議進行，各股報告事項必須包含如下：

h-1主席：上次會議決議方案及執行狀況〈可請負責伙伴補充說明〉。

h-2文書：團員出缺席紀錄(含無故缺席)、團部近期行政事項、會議或公告簽名紀錄。

h-3總務：團費收支概況，欠款還款狀況。

h-4小隊輔導：小隊員作業繳交狀況、訓練或近期狀況。

h-5小隊長：小隊目前執行工作內容與進度。

i.無法出席團務會議幹事應將報告事項請出席幹事代為報告；小隊長無法參加由副小隊長代替，副小隊長無法參加，則推派一位隊員代表參加。

j.團幹事有參加團務會議之「義務」，無正當理由不得缺席。

k.團沿革更新請文書幹事於8月31日前完成更新至最97年度。

l.團慶召集委員請定期向團長報告籌備進度。 

三、討論事項

1. 97年上學期團行事曆討論

a.本次會議只先決議年度活動項目，擇日再進行97年上學期團行事曆討論。

[表決：全票通過!!]。

b.年度行事曆活動及行政項目如下： 
 

活動：小隊技能競賽、全團運動會、團慶、小隊辦理一次小隊活動(活動日期小隊自行決定，再另行通知各隊隊輔)。 
 

行政：遴選行義團團長、羅浮群團長、行義聯隊長、副聯隊長、團幹事改選。 
 

2. 歷年團員欠款追蹤及處理方式。

a.總務幹事必須每月於團部落格公告欠款名單及金額，名單以本名做公告。

[表決：3票過半數通過!!]。

b.公告名單是否加密。

[表決：3票過半數通過，以加密方式進行!!]。

c.欠款通知方式三選一進行：(1)e-mail通知、(2)簡訊通知、(3)郵寄信寄通知。

[表決：全數通過!!]。

d.還款方式：(1)ATM、(2)直接向總務幹事繳納、(3)劃撥。

[表決：全數通過。還款三種方式可由欠款當事人對總務股進行協商後自行決定還款方式]。

e.歷年欠款伙伴是否由總務幹事進行協商。

[表決：3票過半數通過；總務股同欠款伙伴協商內容必須確認「欠款金額」及「確認帳單通知方式」]。

f.如欠款經通知後依然不理會，連續二次無還款行為者將註銷團員資格，並將姓名公告於欠款名單排頭。

[表決：3票過半數通過!!]。

g.經協商後仍無還款行為，累計二個月後實施「2-f」子項動作。 
 

3. 虛擬徽章方案 
 

說明： 
 

每月團務會議當中，針對團員表現優良，有具體事實者，經與會伙伴決議認可後，可頒給「虛擬徽章」，在團部落格當中發佈，並且每月更新，每位團員都有機會獲得，並在部落格當中永久紀錄獲獎紀錄；虛擬徽章可設計不同款式，每學期榮譽庭依照團員獲得虛擬徽章積分，決定獲頒實體徽章團員。

[表決：全票通過；於下次團務會議起開始實施!! ]。  

a.虛擬徽章名單於每月團務會議中提出，以提案單方式提名，必須詳細說明被提名人事蹟及內容，再經團務會議幹事進行討論決議是否合格頒發。  

4. 記點方案。
 

說明： 
 

舉凡作業未繳交、無故不參與團部集會、訓練活動、未確實執行工作職責…等，採計點方式，每一點（紅色星星）加收團費50元，累計於下一年度應繳團費當中（由總務幹事公告應繳金額），同一人每學期記點達五點（含）以上，於每學期榮譽庭中提出，討論議處方式。 

[表決：全票通過；於下次團務會議起開始實施!! ]。

a.記點如超過五點，經年度榮譽評判庭決議，決議後將接受處份。

b.榮譽評判庭委員為目前團務會議出席幹部為主，團長、五股幹事、小隊正副小隊長。

c.如榮譽評判庭委員本身有記點超過五點者，將不得出席當次榮譽評判庭討論。 
 

5.是否同意申請試用新團專屬信箱。 
 

說明： 
 

阿水伙伴已於團部落格公告，在此將不多做文字解說，請伙伴自行詳閱團部落格「企鵝村資訊組公告」文章。 
 

[表決：全票通過，即日起開始實施，試用期一個月!!]。

a.企鵝村專屬mail網址如下：mail.pfscout.idv.tw。

b.請伙伴於8月13日前繳交帳號及密碼，隊員請繳交給小隊長，再請小隊長轉交阿水伙伴，羅浮伙伴請自行通知阿水伙伴。 
 

6.團費每月記帳及公告團部落格。 
 

說明： 
 

1.每月一月份及七月份為團費繳費日期，繳費前一個月總務幹事必須於團部落格公告消息，並說明繳費日期、期限，及繳費方式，使得團員能提早做準備；已繳費者總務幹事必須於回應中公告，並於繳費截止日公告尚未繳交名單。

2.記帳部份為每月必須於部落格中公告，團費支出項目及收入金額內容都必須條列說明，最後做餘額統計，方能讓繳費伙伴了解團經費使用情形及紀錄。 

[表決：全數通過，以每月團務會議一同報告及公告，下次團務會議開始實施!!]。 
 

7.活動經費提撥 
 

說明： 
 

鑒於團費常為支應團各項活動經費補貼，幾乎挪用殆盡之情形，提出往是否先例出幾項年度例行活動花費預算，再由團費進行分配補助，一則預防團費盡空，二則能先做活動事前經費規劃及籌措。 

[表決：全票通過!!]。

a團費補助進行方式如下：

a-1由團費總合編列活動預算

a-2制定活動及文具、器材等固定補助額度

[表決：a-1.3票通過；預算補助細項於下次討論行事曆時再一同進行討論!!]。 
 

8.行事曆活動如有變更或調整，應在活動前一個月之團務會議中提出，或必須有三人以上(包含三人)同意召開臨時會議討論，否則不得擅自更動，無如期提出之活動，將依照原定計劃原則實施。  

[表決：全票通過!!]。 
 

9.團活動是否可依人數及活動前實際情形，召開臨時會議，討論活動是否繼續辦理之調整。

[表決：全數通過!!]。

a.臨時會議也可於團部落格中進行討論，決議，由當次活動負責人提出；進行討論之伙伴皆須具名發言才算數。

b.為減少活動前參加人員數常不確定之情形，請各小隊小隊長注意團行事曆，並於活動前先確認小隊員是否參與，並於團務會議，或活動籌備會中提出說明。 
 

四：臨時動議

1.8月24日團集會是否取消。

說明：因前一週已有為期五天之暑期研習營，為考慮工作人員及小隊員體力及出席之情形，提出是否取消辦理。

[表決：全數通過，取消!!]。 
 

2.8月26.27日學校新生訓練是否有要利用下課時間進行表演做團招生宣傳。

[表決：全數通過，不進行下課時間表演，將利用其他時間做展示!!] 。
 

3.團務會議日期、時間是否在當次會議中由團務會議與會伙伴進行訂定下次會議日期。

[表決：全數通過!!]。
 

4.榮譽評判庭列入97年上半年度行事曆歷行活動項目。

[表決：全數通過!!]。
 

五、檢討及建議 

無 

六、下次主席、紀錄

主席：黃欣怜

紀錄：郭家偉

下次會議日期：9月21日，地點：新民路三皇三家，上午0930

散會